Virtuelle Assistenten (VA) bekommt man heute in verschiedenen Preisklassen aus den unterschiedlichsten Ländern. Doch wie bei vielen Dingen des Lebens heißt es auch in dieser Branche: Wer die Wahl hat, hat die Qual. Ein VA erfüllt die gewünschten Aufgaben nur selten von Anfang an zu 100% Befriedigung, denn es bedarf auch in dieser Branche eine gewisse Einarbeitungszeit.

Eines der größten Probleme die man mit VA’s haben kann, sind die sprachlichen Barrieren. Wer sich beispielsweise dazu entschlossen hat, wichtige IT-Aufgaben auszulagern, der findet in Indien hochqualifizierte VA, die zum einen günstiger sind und zum anderen für einen reibungslosen Ablauf garantieren, da diese durch die Zeitverschiebung ihre Arbeit dann machen können, wenn alle anderen schlafen. Das einzige Problem ist die Kommunikation. Glücklicherweise steht einem in diesem Business mit akzeptablen Englischkenntnissen die Welt zu Füßen. Dennoch muss man sich die Zeit nehmen, seine VA zu zu trainieren, dass sie die anfallenden Aufgaben so effizient und professionell wie möglich erledigen können.

Die ersten Gespräche mit dem VA – Internet-Telefonie macht alles einfacher

Um horrende Telefonrechnungen für Auslandsgespräche zu vermeiden, sollte man für die ersten Besprechungen mit seinen VA auf Internet-Telefonie wie z.B. Skype zurückgreifen. Auf diese Weise kann man sich einen ersten Eindruck über seinen VA verschaffen und mit ihm die wichtigsten Punkte durchgehen, so dass gewährleistet ist, dass dieser auch genau weiß, was man von ihm erwartet. Gutes Training fängt beim ersten Gespräch an. Durch den direkten Blickkontakt genießt man zudem den Vorteil, dass man anhand des Gesichtsausdruckes erkennen kann, ob der VA einen auch wirklich verstanden hat oder nicht.

Gutes Training erfolgt in Stufen

Damit der virtuelle Assistent nicht von Anfang an überfordert ist und das Training sich nicht zu einer Disziplinarmaßnahme entwickelt, sollte man alles langsam angehen, ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren. Kein VA kann sich positiv entwickeln, wenn man ihm eine Liste vorsetzt, was er alles zu ändern hat. Das Training eines VA ist zu vergleichen mit dem Training eines Hundes: In der Ruhe liegt die Kraft.

Die bessere Vorgehensweise ist, den VA allmählich zu trainieren, so dass er sich nicht überfordert fühlt. Am besten macht man via Skype einen weiteren Termin auf und sagt dem VA ein oder zwei Dinge, die man gerne geändert haben möchte, bzw. die man besser machen könnte. Nachdem man den VA mit freundlichem und bestimmtem Ton auf die Änderungswünsche hingewiesen hat, sollte auf jeden Fall noch ein Lob folgen. Somit weiß der VA was zu tun ist ohne an sich selbst zu zweifeln.

 

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