British Airways und Red Bull dürften jedermann bekannt sein. Weniger bekannt ist eine Tatsache, was die beide Unternehmen miteinander verbindet, wenn auch auf unterschiedliche Arten.

British Airways als größte Fluglinie Großbritanniens litt um die Jahrtausendwende unter dem zunehmenden Wettbewerb und hohen Personalkosten. Um die Personalkosten zu senken, wurde ein Geschäftsbereich nach Indien verlegt (Offshoring). 300 neue Mitarbeiter von British Airways waren zunächst für umfangreiche Datenbankabfragen und -eingaben verantwortlich, zum damaligen Zeitpunkt eine sehr personalintensive Arbeit. Die Arbeit wurde auch aus Indien hervorragend geleistet und so gingen weitere Verantwortungsbereiche aus Großbritannien zu dem Ableger nach Indien. Bereits nach einigen Jahren war der neue Geschäftsbereich derart erfolgreich, dass sich BA entschloss, diesen zu kapitalisieren und an die Börse zu bringen. WNS war 2006 das damals erste an der Wall Street gelistete indische Business-Process-Outsourcing Unternehmen und wurde mit $-Mio. 224 bewertet. Heute arbeiten 28000 Menschen im Outsourcing für WNS, verteilt auf 37 Standorte weltweit.

Red Bull setzte gleich von Beginn an massiv auf die Outsourcing Vorteile. Selbst einige Jahre nach Gründung des Unternehmens waren gerade einmal 10 feste Mitarbeiter bei Red Bull beschäftigt, die meisten davon im Marketing. Alle anderen Funktionen wurden von externen Dienstleistern übernommen, Outsourcing in Perfektion.

In diesem Artikel möchte ich Euch zeigen, wie die Vorteile von Outsourcing auch von kleinen und mittleren Unternehmen genutzt werden können.

 

Gerade kleine Unternehmen mit 1–10 Mitarbeitern können von den Outsourcing Vorteilen

enorm profitieren. Ganz gleich, ob es ein bereits etabliertes Unternehmen oder ein Start-up ist, die Arbeit geht einem in einem kleinen Unternehmen nie aus. Im Gegenteil, häufig kann das Unternehmen aufgrund seiner Kapazitätsengpässe nicht expandieren oder größere Aufträge annehmen. Outsourcing bietet hier etliche Vorteile für kleine Unternehmen, damit sich diese nicht nur am Markt behaupten, sondern neue Geschäftsfelder betreten und größere Aufträge gewinnen können.

 

 Zeitgewinn und Kostenvorteile, die das Outsourcing bietet.

Wie im oben genannten Beispiel von BA können arbeitsintensive Aufgaben relativ problemlos an einen virtuellen Assistenten delegiert werden. Bei fiverr gibt es Angebote von $5 für drei Stunden! Mit ein wenig Englischkenntnissen und einem einfachen Video mit den Anweisungen geht da wenig schief. Delegierte Aufgaben können zum Beispiel die Pflege von Tabellen und Datenbanken oder eine umfangreiche Web-Recherche sein. Drei volle Stunden mehr Zeit für Kunden, Aufträge und Marketing für lediglich $5. Billiger kann man selbst diese Arbeiten nicht erledigen. Bei manchen Aufgaben (z.B. Umzug Webshop, Copy&Paste anstatt Export&Import) kann es sogar deutlich günstiger sein, diese manuell erledigen zu lassen, anstatt sich ein eigens ein Softwaretool dafür anzuschaffen und sich mit diesem erst vertraut zu machen.

Neben dem Zeitgewinn gibt Outsourcing kleinen Unternehmen den Vorteil, einfach und günstig Fachwissen einzukaufen, sogenannte Subject Matter Experts. Anstatt selbst stundenlang an der eigenen Webseite oder Webshop zu arbeiten, Produktfotos freizustellen oder eine Pressemitteilung zu verfassen und zu versenden, kann man dies für wenig Geld einem Experten auf diesem Gebiet überlassen. Viele Anbieter liefern bereits nach einem oder zwei Tagen (inklusive Wochenende) gute Ergebnisse. Kleine Unternehmen sollten sich beim Outsourcing an das Paretoprinzip halten: 80% der Ergebnisse lassen sich mit 20% des Gesamtaufwandes erreichen. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen 80% der Arbeitszeit. Wenn Euer kleines Unternehmen also besonders gut in der Herstellung eines Produktes ist, dann lasst die anderen Arbeiten wie die Erstellung der Werbetexte oder Bearbeitung der Produktfotos von Experten auf diesen Gebieten erledigen. Die Kontrolle der Ergebnisse ist schnell erledigt. Mit etwas Glück findet man auf Anhieb den passenden Anbieter, zur Not hat man etwas Lehrgeld bezahlt und sucht sich jemand anderen. Die Zeit hat man auf jeden Fall gespart und sinnvoll in andere Aufgaben investiert.

 

Kleine Unternehmen können sehr schnell von den Outsourcing Vorteilen profitieren!

Bei mittleren Unternehmen ist es meist nicht so einfach, schnell die Outsourcing Vorteile umsetzen zu können. Zwar fallen ebenfalls viele der Aufgaben von kleineren Unternehmen an (Texte erstellen, Webrecherche, Bildbearbeitung), jedoch hat das Unternehmen bereits fest angestellte Mitarbeiter für diese Aufgaben oder Datenschutzrichtlinien verbieten die Herausgabe von Informationen an Dritte. (Ich persönlich empfinde es als kurzsichtig, einen Manager nach einem Tag in Besprechungen auch noch das Protokoll aus seinen handschriftlichen Notizen anfertigen zu lassen, das kann genauso gut ein VPA übernehmen.)

Das Outsourcing in mittelgroßen Unternehmen sollte also stets mit der Geschäftsleitung und den Leitern anderer Abteilungen abgestimmt sein, um die Vorteile dauerhaft und zur Zufriedenheit aller zu nutzen. Da das Arbeitsvolumen in mittleren Unternehmen auch deutlich über dem von einem Kleinunternehmen liegt, lohnt es sich mitunter, ganze Mitarbeiter(kontingente) über das Outsourcing zu beschaffen. Gerade im IT-Bereich können mittlere Unternehmen so auch dann noch größere Aufträge annehmen, wenn die eigenen Programmierer bereits in anderen Projekten ausgelastet sind. Beim Business-Process-Outsourcing (BPO) empfiehlt es sich, einen lokalen Mitarbeiter für die Kommunikation und Kontrolle mit dem Outsourcing-Provider zu benennen. Dies schafft Vertrauen auf beiden Seiten und ermöglicht ein entspanntes und effizientes Arbeiten.

 

Outsourcing bringt jedoch nicht nur Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen, es sind auch die daraus möglicherweise entstehenden Nachteile zu beachten. Viele der Outsourcing Anbieter sprechen, neben ihrer Muttersprache, nur Englisch. Man darf also nicht erwarten, fehlerfreie Texte auf Deutsch zu erhalten. Outsourcing Anbieter aus dem deutschsprachigen Raum können und werden nicht für $5 für drei Stunden arbeiten. Die Erwartungen müssen also realistisch sein, um Enttäuschungen zu vermeiden. Ein weiterer möglicher Nachteil ist der Datenschutz. Viele Anbieter nehmen es nicht so genau mit geistigem Eigentum. Wer also ein neues Produkt auf den Markt bringen und bis zum Launch vor der Konkurrenz streng geheim halten möchte, sollte diese vertraulichen Produktinformationen mit Vorsicht an externe Anbieter geben. Viele Anbieter haben sich im Laufe der Zeit einen treuen Kundenstamm erarbeitet, da ist die Verlockung, schnell noch etwas dazu zu verdienen natürlich gegeben. Dies muss nicht böswillige Absicht sein, es kann auch einfach vorkommen, dass der Outsourcing Provider mit dem Kopieren von Informationen schneller einen anderen Auftrag erledigen kann. Auf Non-Disclosure Agreements sollte man sich nur dann verlassen, wenn man diese auch international vor Gericht durchsetzen würde.

Ganz gleich ob kleines oder mittleres Unternehmen, Outsourcing bietet viele Vorteile. Kleine Unternehmen profitieren in erster Linie von mehr Zeit und Expertenwissen, mittlere Unternehmen verschaffen sich mit Outsourcing Vorteile gegenüber ihren Wettbewerbern.

 

Welche Outsourcing Vorteile seht Ihr für Euer Business. Schreibt mir diese in die Kommentare. Bin schon gespannt.

 

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