In einer idealen Welt wäre es fantastisch, wenn wir alles fremdbeschaffen könnten, sobald wir mit unserem Unternehmen beginnen. Ein Dreamteam von Textern, Buchhaltern, Vermarktern, Grafikern, virtuellen Assistenten und SEO-Experten würde dir genug Zeit geben dich auf die Geschäftsentwicklung und Kundeninteraktion konzentrieren zu können.

Doch die Wirklichkeit sieht leider oft anders aus.

Das Geld ist oft knapp. Die Kreditkarten werden fast überzogen. Enge Freunde und Familienmitglieder bangen insgeheim um deine Zukunft, weil du einen wirklich großen Sprung ins Ungewisse gewagt hast. Doch du brauchst dir keine Sorgen zu machen, denn das alles ist Teil der anfänglichen Aufregung und es wird einfacher werden.

Was kannst du also tun?

Nun, ohne zu technisch oder zu sehr ins Detail zu gehen, verfügt dein neues Unternehmen, sagen wir, über fünf grundlegende Geschäftsfelder.

  • Kunden und Kundendienst
  • Marketing
  • Finanzen
  • Verwaltung
  • IT

Übrigens, wenn du als Einzelunternehmer arbeitest, dann musst du dich in dieser Phase nicht um Personalthemen kümmern.

Und jeder dieser fünf Bereiche beinhaltet wiederum eine ganze Reihe von Teilbereiche, die du ebenfalls bewältigen musst.

Kann ich überhaupt etwas fremdbeschaffen, wenn ich nur über ein kleines Budget verfüge?

Ja, du kannst es tun und ich glaube sogar, dass es wichtig ist, dass du es tust. Schauen wir uns zunächst IT an. Ob du nun Produkte oder Dienstleistungen verkaufst, ist eines der ersten Dinge auf deiner Liste wahrscheinlich eine Internetseite zu erstellen. Bevor du nun darin eintauchst, bitte, bitte, bitte, mache zuerst eine ordentliche Recherche.

Es gibt einige brillante Web-Designer, aber es gibt auch ein paar wenige, die einfach zu viel Arbeit annehmen und dann nicht immer liefern können. Ein kleiner Teil der Web-Designer ist manchmal bekannt dafür (tut mir leid Web-Designer) ewig für die Bearbeitung von kleinen Anfragen oder kleinen technischen Änderungen zu benötigen. Einige könnten dich sogar an der kurzen Leine halten und jedes Mal, wenn du eine kleine Änderung benötigst oder durchführen möchtest, musst du den Web-Designer dafür anheuern (auch wenn du auf YouTube ein Video dafür gefunden hast und weißt, wie es geht!).

Hiermit versuche ich dir mitzuteilen, dass du diesen Aspekt deines neuen Unternehmens gründlich überdenken solltest. Wenn du keine Warenkörbe und entspechende Dinge hast, dann kannst du immernoch versuchen deine Internetseite selbst zu erstellen, aber es ist wichtig, dass du das richtige Bild vermittelst. Ebenso schreit nichts mehr danach ein Amateur zu sein, als hausgemachte Visitenkarten oder Flyer. Es gibt heutzutage so viele Unternehmen, die relativ preiswert Visitenkarten und andere Marketing-Materialien anbieten, so dass du solche Aufgaben wirklich nicht selbst machen  musst.

Ein Wort der Warnung: Suche und recherchiere nach potentiellen Webdesignern und wenn du zwei oder drei gefunden hast, die vielversprechend sind und kein unverschämtes Honorar verlangen, dann bitte sie um einige Referenzen. Nimm sie nicht einfach beim Wort. Bitte sie auch um Arbeitsproben, damit du dich nochmals um deren Qualität versichern kannst und bitte auch um einen Zeitrahmen, in welchem sie das Projekt erledigen können.

VERWALTUNGSAUFGABEN

Wir schreiten nun zur Verwaltung vor und dies ist eine schwierige Aufgabe. In den Anfängen wirst du  wahrscheinlich noch nicht sehr viel verdienen, aber wenn du gleich richtig loslegst, dann wird es dich in eine gute Position für die langfristige Zukunft versetzen.

Wenn du also nicht wirklich gut beim Erstellen von Briefköpfen mit Microsoft Word bist oder du nicht bewandert genug bist, um eine Tabellenkalkulation in Excel zu kreieren, dann solltest du dir jemanden zur Hilfe holen. Wenn du keine Freunde oder Familienmitglieder hast, die diese Arbeit erledigen können, dann gehe auf die Suche. Zu diesem Moment steht die Zeit auf deiner Seite und , wenn du potenzielle Vorlagen von Microsoft, oder ein Buch, einen Bericht oder auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden kannst, dann empfehle ich dir dies zu tun. Du wirst sehr mit dir zufrieden sein, erstaunt von der Ersparnis und wirst anfangen zu fühlen, dass der Traum von der Selbstständigkeit nicht weit entfernt ist.

Wenn du dies von deinem Startbudget finanzieren kannst, dann würde ich sagen, dass dies ein gut angelegtes Geld ist. Die geeignetste Person für diese Art von Aufgabe würde meiner Meinung nach ein virtueller Assistent sein. Wenn du keinen kennst, dann bitte jeden um eine Empfehlung. Richte dich an deine Social-Media-Plattformen und veröffentliche eine Nachfrage, wenn es dir schwer fällt, jemanden zu finden. Sobald du einen Interessenten gefunden hast, mit dem du zusammenarbeiten könntest, dann sieh dir dessen Internetseite an, die Referenzen und schon kann es losgehen.

Erkläre ihm/ihr, dass du ein Neuunternehmer bist und dass du eine ganze Sammlung an Dokumenten  benötigst. Hier findest du ein paar Ideen für einen guten Anfang:

  1. Briefkopf (wenn du bereits ein Logo hast, dann gib es ihm/ihr zum Einfügen) – versichere dich, dass neben dem visuellen Aspekt auch alle deine Kontaktdaten darauf sein müssen. Der Name deines Unternehmens, Anschrift, Telefonnummer, Internetseite und auch deine Facebook- oder Twitter-Adresse sollten beinhaltet sein.

 

  1. E-Mail-Signatur – eine E-Mail Signatur einzurichten ist ein weiterer guter Punkt. Wenn es richtig gemacht wird, wird jedes deiner E-Mails professionell und geschäftsmäßig aussehen. Wenn du dir nicht sicher bist, wie du deine E-Mails einrichtest, damit die Signatur automatisch eingefügt wird, dann wird dein virtueller Assistent dir sicherlich dabei weiterhelfen können.

 

  1. Eine Kundendatenbank in Excel – es ist sehr wichtig eine Datenbank deiner Kunden in Excel zu erstellen, weil du so viel Informationen sammeln kannst, die der zukünftigen Entwicklung und Planung deines Unternehmen helfen können. Dabei solltest du die Kontaktdaten und Finanzdaten aufzeichnen, damit du weißt, wie viel sie bei dir ausgeben, was sie kaufen und wie häufig sie bei dir kaufen. Dies einzurichten bevor dein Kundenstamm außer Kontrolle gerät, ist höchstempfehlenswert. Ich würde sagen, je früher du sie einrichtest, um so besser.

 

  1. Eine Excel-Tabelle für die Grundbuchhaltungszwecke – wenn die Buchhaltung dich mit Furcht erfüllt, dann wird eine einfache Tabellenkalkulation das Richtige für dich sein. Ein virtueller Assistent ist in der Lage dich mit den Überschriften für deine Einnahmen und Ausgaben einzurichten. Du wirst außerdem in der Lage sein Formeln einzufügen, damit du nicht einmal mehr selbst zusammenzählen musst. Doch auch die Formeln kannst du umgehen, indem du einfach die Daten über deine Ausgaben und Einnahmen mit einem Taschenrechner hochrechnest und einfügst.

 

  1. Rechnungsvorlage – diese kann auch schnell zu einer Rechnung umgewandelt werden. Dein virtueller Assistent wird Dich dabei unterstützen, doch in der Regel wirst du deinen Firmennamen, Anschrift, Telefonnummer benötigen, und dann musst du noch das Datum, den Betrag, den Kundennamen und Anschrift des Kunden hinzufügen, deine erledigte Arbeit und die Zahlungsmöglichkeiten. Du wirst auch ein Rechnungs-Nummerierungssystem für dich entwickeln müssen . Es muss nicht kompliziert sein … eine einfache 2014-001, 2014-002-Sequenz ist ausreichend.

Diese Aufgaben sind alle auf einer grundlegenden Ebene, aber genug für deinen Einstieg und dein beschränktes Budget. Wenn du wirklich schon in dieser Phase investieren willst, dann bitte um Cashflow-Vorhersagevorlagen, Budgetplaner, Bilanzen – die Liste ist wirklich endlos.

MARKETING

Das Marketing ist ein integraler Bestandteil des Budgets jeden Unternehmens und darum sollte es am Besten sinnvoll genutzt werden. Versuche zu vermarkten und vor allem mit den kostenlosen Methoden. Dafür sind die Social Media großartig. Facebook ermöglicht es dir deine eigene Geschäftsseite zu erstellen, du kannst auch verschiedenen Gruppen- und Gemeinschaftsseiten beitreten. Es ist wichtig, dass dein Unternehmen immer auf dem Laufenden ist, damit du potenzielle neue „Mag ich“ gewinnst und mit deinen Followers interagierst. Eine statische Unternehmensseite sieht aus, als ob du nicht belästigst werden möchtest.

Wenn du Werbung machen möchtest, dann kannst du ganz klein mit Google AdWords und/oder Facebook-Anzeigen anfangen. Beide Methoden erlauben dir das Budget festzulegen, was bedeutet, dass du dir keine Sorgen machen musst. Die Werbung kannst du direkt auf deine idealen Kunden ausrichten und macht es umso verlockender.

Das Outsourcing eines Teils deines Marketings ist meiner Meinung nach immer eine Investition. Wenn das Blogging zu deinem Unternehmen gehört, dann könntest du dich nach einem Texter umsehen, der ein Bündel von, sagen wir, 12 Blogs erstellt (es ist in der Regel billiger, wenn du ein Bündel von Blogs kaufst, statt nur einen). Dies ermöglicht dir dich für ein Jahr vorzubereiten, wenn du nur ein monatlicher Blogger sein möchtest.

Vielleicht möchtest du auch ein E-Book erstellen, um es an potenzielle Kunden im Austausch für deren E-Mail Adresse zu verschenken? Wenn das Schreiben nicht zu deinen Stärken gehört, warum solltest du diese Aufgabe dann nicht auch fremdbeschaffen? Oder wenn du gut schreiben kannst, doch keine Ahnung vom Formatieren, Grafiken einfügen und auf deine Internetseite hochladen hast,  dann such dir einen Freiberufler, der dies alles für dich erledigt.

In Bezug auf die Markenbildung (Branding): dies ist ein Gebiet, das Know-how benötigt. Ein erfahrener Grafik-Designer ist in der Lage professionelle Logos für dich zu erstellen. Doch Branding beinhaltet nicht nur dein Logo. Es bezieht sich auf jeden Teil der physischen Marketingmaterialien und Online-Präsenz, die du hast. Denk nur mal an deine Facebook-Überschriften und Deckblätter, über deine Twitter-Seite und Internetseite. Diese müssen alle in die gleiche Richtung erstellt werden. Also bitte, auch wenn du in den frühen Phasen nicht viel fremdbeschaffen musst, solltest du die Markenbildung als eine Notwendigkeit betrachten. Wie ich schon erwähnte, können hausgemachte Designversuche aus 300km Entfernung erkannt werden!

Es gibt viele verschiedene Marketingaufgaben, die du fremdbeschaffen kannst, aber wie bei allen erwähnten Optionen hier muss ich betonen, dass du keine großen Teile des Budgets riskieren solltest. Kleine Aufgaben sind einfach zu verwalten und zu budgetieren. Der Sprung ins kalte Wasser ist hier nicht ratsam.

Wenn das Marketing deine Schwäche ist, dann such dir einen freischaffenden Vermarkter und bitte ihn/sie dir einen Marketing-Plan zu erstellen. Ein Wort der Warnung: Wenn du im Internet nach einer „Marketing-Plan-Vorlage“ suchst, bereite dich darauf vor verblüfft zu werden. Es gibt so viele, dass es dich völlig überwältigen wird. Such dir einen Vermarkter und sage ihm/ihr, was du genau willst, also nur den grundlegendsten Marketing-Plan, der dich in den nächsten 12 Monaten in eine gute Position bringen wird. Bis dahin wirst du überrascht sein, wir sehr sich die Position deines  Unternehmen verändert hat.

KUNDEN & KUNDENDIENST

Dies ist ein weiteres heikles Gebiet und ich bin mit sicher, dass du am Anfang deines Unternehmens bestimmt alles selbst übernehmen möchtest. Wenn du jedoch täglich mit Anrufen überwältigt wirst, kannst du nicht viel mehr erledigen als die Anrufe zu beantworten, Auftrage annehmen oder Termine buchen. Also könnte Outsourcing dir hier eine Chance bieten.

Eine virtuelle Anrufbearbeitungskraft ist ein Profi, der diese Aufgabe übernehmen kann, wenn dein Telefon nie aufhört zu klingeln. Die meisten sind ziemlich preisgünstig und eignen sich für unterschiedliche Budgets und bieten monatliche Pakete. Die meisten können dir die Nachrichten entweder per E-Mail/SMS an dein Handy am Ende des Tages senden, oder wenn es dringender ist, in angemessenen Abständen. Du kannst deinen Profi auch damit beauftragen  Termine für dich zu machen, wenn das ein großer Teil deines Unternehmens darstellt.

 

FINANZEN

Für diejenigen unter euch, die nicht gerade Fans von Zahlen sind, klingt es sicherlich sehr attraktiv, wenn das Finanzielle eures Unternehmens fremdbeschaffen wird.

Bevor du jedoch gleich mit der Suche eines Buchhalters beginnst, solltest du erst rational darüber nachdenken.  Wenn du nicht genug verdienst, um die laufenden Kosten eines Buchhalter zu bezahlen, dann gibt es eine Alternative.

  1. Du könntest deine Finanzen selbst verwalten- es muss nichtkompliziert sein und du könntest dir einfach eine besondereArbeitsmappevon einemSchreibwarengeschäft kaufen, wenn du nicht mit Excelbewandert bist.

 

  1. Du könntest einenBuchhalterodereinen virtuellen Assistenten suchen.

Mit Hilfe eines virtuellen Assistenten oder einem professionellen Buchhalter kannst du dir während der ersten Tage einen Überblick über deine Konten verschaffen.

Wenn das Geschäft gut läuft, und es wird sehr bald soweit sein, dann würde ich dir zusätzlich zu einem Buchhalter oder virtuellen Assistenten einen Buchhalter empfehlen. Laß´ mich dir erklären, warum.

Michelle fing mit ihrem Stickerei-Unternehmen vor etwas mehr als einem Jahr an. Sie benutzt eine spezielle Ausrüstung, um Namen und Logos etc. auf Uniformen für Unternehmen vor Ort zu sticken. Sie kann nicht wirklich gut mit Excel umgehen und mag Computer überhaupt nicht gern, darum schrieb sie ihre finanziellen Aufzeichnungen in ein Notizbuch und alle ihre Einnahmen bewahrte sie in einem alten Schuhkarton auf.

Michelle war sehr bedacht, hielt diese Aufzeichnungen genau und versicherte sich, dass alle ihre Einnahmen für jeden Monat in Umschlägen aufbewahrt wurden.

Doch Michelles Geschäft begann sehr schnell anzuwachsen. Sie bekam immer mehr und mehr Kunden und musste immer mehr Aufträge erfüllen. Dies wirkte sich natürlich auch auf ihre Finanzen aus. Sie erreichte einen Punkt, an dem sie den Überblick über ihre finanziellen Aufzeichnungen verlor, sowie über alle ihren anderen Aufgaben. Darum kontaktierte sie einen Buchhalter in der Innenstadt.

Nach einem ersten Beratungsgespräch sagte ihr der Buchhalter, dass sie ihm vierteljährlich ihren Schuhkarton der Rechnungen, zusammen mit ihrem Notizbuch schicken könnte und er den Rest erledigen würde. Hierfür würden Kosten von Euro 140 pro Monat entstehen.

 

Sie fühlte eine enorme Erleichterung und sie war sehr glücklich darüber, bis ihr ein Freund von Suzy erzählte, eine lokale Buchhalterin, die nur Euro 14 pro Stunde verlangte. Suzy würde auch den Schuhkarton und ihr Notizbuch von Michelle jeden Monat übernehmen und alles in eine organisierte Tabelle verwandeln. Doch der Vorteil ist, dass Suzy nur ein paar Stunden pro Monat dafür braucht und außerdem auch keine Festvergütung verlangt.

Darum entschied sich die geschäftstüchtige Michelle dazu Suzy anzustellen, um ihre monatlichen Tabellen zu erstellen und am Ende des Jahres schickte sie diese einfach zum Wirtschaftsprüfer, der Euro 280 für das Einreichen ihrer Steuererklärung verlangt.

Verstehst du jetzt, dass die erste Option manchmal nicht immer die finanziell tragfähigste ist?

Es ist wirklich sinnvoll am Anfang eines Unternehmens mit Leuten zu reden, nachzuforschen und versuchen herauszufinden, welche anderen Optionen für dich verfügbar sind. Dies beweist die Moral dieser Geschichte.

 

Wie du also sehen kannst, ist es nicht unmöglich fremdzubeschaffen, auch wenn du erst am Anfang deines Unternehmens  bist. Du musst einfach jede Aufgabe entsprechend abwiegen, gut nachforschen und mit vertrauenswürdigen Personen, wie zB. Familie, Freunde und Kollegen reden. Der möglichst frühe Einstieg in die Outsourcing-Gewohnheit bereitet dich auch langfristig vor. Viele Unternehmer sind so daran gewöhnt alles selbst zu erledigen und zögern beim Delegieren, weil ihr Geschäft schlussendlich ihr Baby ist. Outsourcing bereits ab der Anlaufphase bedeutet, dass du nicht sehr an deinem Baby hängst, weil du über den Tellerrand hinaussehen kannst.

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