Nun haben wir uns durch die große Bandbreite der Vorteile gearbeitet, die man durch das Outsourcing geniessen darf. Doch wie bei allem im Geschäft (und auch generell im Leben) könntest du ein paar Fehler beim Outsourcing begehen.

Einige dieser Fehler gelten für deinen virtuellen Assistenten, aber andere könnten auch von dir begangen werden.

Im Laufe der Jahre habe ich mit sehr vielen virtuellen Assistenten gearbeitet, welche aus der ganzen Welt stammen, und ich habe enge Freunde und Kollegen, die auch den Weg des Outsourcing eingeschlagen haben. Und unter uns gesagt, nun ja, wir haben alle schon einige Fehler dabei gemacht.

Viele dieser Fehler entstanden einfach aus einem Missverständnis und hätten, im Nachhinein gesehen, vermieden werden können. Und darum wusste ich, dass ich meinem Buch dieses spezielle Kapitel einfach hinzufügen muss.

Du wirst verstehen, dass ich möchte, dass du aus meinen Fehlern und denen meiner Kollegen lernst. Ich möchte dir einen Einblick in die Realität bei der Arbeit mit einem virtuellen Assistenten geben und dir ein paar der echten Höhen und Tiefen zeigen, die dabei auf dich warten könnten.

Darum findest du hier ein paar Beispiele von möglichen Fehlern und wie du diese vermeiden kannst. Schon geht´s los…

# 1 – „Mein virtueller Assistent verpasst ständig die Abgabefristen und dies bedeutet, dass ich die Fristen meiner Kunden auch nicht einhalten kann.“



Das ist wirklich nicht gut. Wenn dein virtueller Assistent regelmäßig Fristen verpasst, dann führt dies zu einem Dominoeffekt. Dies ist schlecht für dein Unternehmen. Es ist schlecht für deren Geschäft und euer Stressniveau ist ständig zu hoch. Es ist egal, wie groß oder klein die Aufgabe ist oder wie flexibel die Frist oder wie wichtig die Arbeit ist, denn eine Frist ist eine Frist und deren Einhaltung ist eine der Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche virtuelle Arbeitsbeziehung.

Trotzdem solltest du zuerst einen Blick auf das große Gesamtbild werfen. Der Fehler könnte nicht nur an deinem virtuellen Assistenten liegen. Man sollte auch andere Dinge beachten.

Kannst du die folgenden Fragen wahrheitsgemäß beantworten?

  • Wenn du deinem virtuellen Assistenten eine Aufgabe zuteilst, gibst du ihm im Voraus Bescheid, damit er damit rechnen kann?
  • Wenn ja, wie lange davor gibts du ihm Bescheid, bevor er die Aufgabe in seinem Posteingang erhält?
  • Gibst du deinem virtuellen Assistenten eine realistische und erreichbare Frist, um die Arbeit zu beenden?
  • Versuchst du herauszufinden, warum dein virtueller Assistent deinen Termin nicht einhalten kann?
  • Oder denkst du dir einfach „Dreimal und er wird gekündigt“?
  • Oder warst du unhöflich oder vielleicht sogar agressiv, weil er nicht rechtzeitig geliefert hat?
  • Bezahlst du den üblichen Preis?
  • Bezahlst du ihn pünktlich?
  • Hat dein virtueller Assistent die notwendige Ausrüstung oder Software, um deine Aufgabe effizient genug durchzuführen?
  • Hast du darüber nachgedacht, dass dein virtueller Assistent möglicherweise im Moment ein Problem haben könnte?

Wenn du die oben genannten Fragen wahrheitsgemäß beantworten kannst, dann bin ich mir sicher, dass du bereits eine Ahnung hast, wo das Problem liegen könnte.

 

Wenn dieser virtuelle Assistent jemand ist, mit dem du schon länger konsequent über einen Zeitraum zusammengearbeitet hast und du wirklich sein Fachwissen schätzst, dann solltest du nicht einfach aufgeben.
Stattdessen könntest du:

 

  1. Regelmässig mit ihm kommunizieren. Warte nicht, bis du eine Aufgabe für ihn hast. Halte die Kommunikationsverbindung zwischen euch beiden aufrecht, damit es keine langen Stillphasen gibt, auf die dann eine Flut von dringenden E-Mails folgt. Auf diese Weise sollte euer Arbeitsverhältnis ziemlich solide bleiben.

 

  1. Gib genug Zeit vorher Bescheid, dass du seine Hilfe benötigst. Eine Woche vorher wäre gut, wenn du einen Zeitplan für dein Unternehmen vorbereiten kannst. Auf diese Weise kann sich dein virtueller Assistent auf die Arbeit vorbereiten und diese hoffentlich entsprechend deinem Zeitplan unterbringen. Du solltest nicht einfach davon ausgehen, dass VAs vor dem Computer sitzen, mit den Daumen drehen und auf deine Arbeit warten.

 

  1. Sei ein wenig kreativ mit deinen Fristen. Wenn du die Arbeit bis nächsten Freitag benötigst oder die Welt geht unter, dann sag deinem virtuellen Assistenten, dass du sie bis Dienstag benötigst. Dies spart dir eine Menge Panik und Stress. Selbst wenn dein VA dann die Frist um ein paar Tage verpasst, hast du trotzdem noch einen kleinen Sicherheitspuffer für dich.

 

  1. Versichere dich, dass deine Anweisungen für die Aufgabe so kurz und einfach wie möglich sind. Lass dem Zweifel keine Chance.Wenndeine Anweisungennicht klar genug sind, gibt es entwedereinHin- und Hertelefonierenodereine Flut vonE-Mails, bis die Angelegenheit schlussendlich kompletterklärt wird.Dies ist sicherlich nicht die beste Verwendung eurer beiden Zeiten.

 

  1. Wenn du herausfindest, dass ihr nicht mit der gleichen Softwareoder Kit arbeitet, dann könntest du sie für ihn kaufen. So hilfst du ihm deine Arbeitschnell und effizient für dich abzuschließen. Vielleicht denkst du dir jetzt: „Ähm, nun gut, warumkauft er sich diese nicht einfachselbst?“. Doch es ist nicht immerso einfach.Du könntest der einzigeKunde sein, der diese Software verwendet und wenn sie 150Euro pro Stück kostet, dann könnte er dies als nicht gerechtfertigt ansehen, denn schliesslich könnte es nur eine einmaligeAufgabe sein. Ein gutes Beispiel, wo die falsche Software oder Technologie Auswirkungen auf deine Effizienz hat, ist in der Transkription. Nehmen wir mal an, dass du ein eigenes Team an Schreibkräften hast, die ein spezielles Transkriptionskit verwenden, um deine Podcasts zu schreiben. Sie benötigen eine Stunde, um dein 20 Minuten Podcast zu schreiben. Wenn du aber deinen virtuellen Assistenten um diese Arbeit bittest, lädt er ein kostenloses Programm aus dem Internet herunter und damit kann er nur 10 Minuten des Podcasts in einer Stunde schreiben. Das kostenlose Programm, welches er benutzt, hat nicht die gleiche Geschwindigkeit und Effizienz beim Herunterladen und Importieren der Dateien als das Profi-Kit. Aus externer Sicht sieht es so aus als ob dein virtueller Assistent eine ziemlich langsame Schreibkraft ist, obwohl er mit dem Profi-Kit seine Produktivität mit ziemlicher Sicherheit verbessern könnte.

 

  1. Versichere dich, dass du immer pünktlich bezahlst. Kein Wenn und Aber, keine Ausreden. Ein virtueller Assistent wird in der Regel bis Monatsende warten, um dir eine Rechnung auszustellen, wenn du regelmäßig mit ihm arbeitest. Wenn du aber weitere 14 Tage mit dem Bezahlen wartest oder seine Rechnung verlegst oder, schlimmer noch, regelmäßig wegen der Rechnungen streitest, dann befürchte ich, dass schon bald ein schlechtes Gefühl aufkommen wird. Er könnte sich dann denken: „Warum sollte ich mich mit seiner Arbeit beeilen, wenn er bereits 3 Wochen zu spät für meine letzte Rechnung dran ist?“ Darum solltest du diesen Fehler wirklich nicht begehen.

 

Wenn deine Fristen regelmäßig aufgeschoben werden, dann solltest du entsprechende Maßnahmen ergreifen. Und es ist immer ratsam dies im Vorfeld mit deinem virtuellen Assistenten abzuklären (wie auch mit jedem Mitglied deines virtuellen Teams). Wenn deine Fristen zwei oder sogar drei Mal verpasst werden, dann greif zum Telefon und unterhalte dich freundlich und entspannt mit ihm. Wenn es ein lokaler virtueller Assistent ist, dann lade ihn zu einem Kaffee ein (natürlich solltest du ihn auch für die Stunde bezahlen, in der er nicht an seinem Arbeitsplatz sitzen kann). Sich Luft zu verschaffen oder es „im Keim zu ersticken“ ist ratsam, bevor diese Dinge  eskalieren. Ich bin mir sicher, dass es in neun von zehn Fällen eine ganz einfache Erklärung dafür gibt, warum die Fristen verpasst wurden, und zusammen werdet ihr eine Lösung finden, um das Problem zu beheben.

 

#2 – „Mein virtueller Assistent beantwortet weder meine E-Mails noch meine Anrufe.“

 

Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil der virtuellen Arbeitsbeziehung und wenn dein virtueller Assistent nicht mit dir kommuniziert, dann musst du dich darum kümmern. Wenn dein VA die Kommunikation mit dir unterbricht, dann glaube ich, dass etwas falsch läuft.

Doch du solltest erst über den Grund nachdenken.

  • Könnte es sein, dass deinvirtueller Assistent ein sehr strenges Zeitmanagement pflegt undseine E-Mails nur einmal pro Tag beantwortet, zB. um 00 Uhr?
  • Ignoriert dein virtueller Assistentdeine Anrufe, weil du mindestens viermaltäglich anrufst?
  • Versucht deinvirtueller Assistentdich aus irgendeinem Grund zu meiden?
  • Bist duzu anspruchsvoll odererwartestdu dir zu viel von deinemvirtuellen Assistenten?
  • Kennst du die Arbeitszeiten oderdenregelmäßigen Zeitplan deines virtuellen Assistenten?

Wenn du die Antworten auf diese Fragen kennst, dann findest du die Lösungen selbst heraus. Ich weiß, dass wenn man zu viel mit dem VA kommuniziert, kann es zu einem Kommunikationsabbruch führen. Ich habe bereits Erfahrungen damit gemacht. Lass mich dir also erklären warum.

Yasmin führt einen sehr erfolgreichen Verlag. Sie hat ein paar Angestellte vor Ort, doch bei übermässiger Beschäftigung gibt sie etwas an eine virtuelle Assistentin weiter. Ihre virtuelle Assistentin Kelly erledigt alles, vom Abtippen der Manuskripte bis zum Korrekturlesen und Yasmin schätzt ihre Arbeit sehr.

Auch Kelly genießt diese Art von Arbeit, so dass das Arbeitsverhältnis großartig ist. Doch als die Angestellten vor Ortvon  Yasmin weniger werden, gibt sie immer mehr Arbeit an Kelly weiter, aber Kelly hat auch noch andere Kunden.

Als Yasmin schliesslich drei oder vier Arbeiten pro Tag ohne Vorwarnung absendet und der Zeitplan von Kelly außer Kontrolle gerät, ist dieKommunikation das erste, was Schaden nimmt. Yasmin bestätigt jedes ihrer E-Mails und Arbeiten mit einem Telefonanruf. Sie will sicherstellen, dass Kelly es erhalten hat und herausfinden, wann sie damit beginnt und wann sie die Arbeit liefern kann.

Langsam aber sicher hat Kelly aufgehört Yasmins Anrufe zu beantworten.

Yasmin ruft jederzeit an – morgens, mittags und abends. Yasmin macht sich einfach keine Gedanken darum wie spät es ist oder wie oft sie Kelly anruft. Sie möchte einfach einen Fortschrittsbericht von ihr, so dass sie Kontrolle über ihren eigenen Zeitplan hat. Da sie zwei Mitarbeiter verloren hat, versucht Yasmin Druckereien und Autoren und Journalisten und Buchhandlungen auf eigene Faust zu jonglieren und darum benötigt sie so viel Unterstützung wie möglich von Kelly.

Yasmin weiß aber nicht, dass Kelly während ihrer Anrufe oft ihre Kinder von der Schule abholt, oder sie gerade zu einem Termin hinfährt oder über Skype mit einem anderen Kunden spricht, oder sie geht zur Post.

Kelly hat auch jede Menge Arbeit. Sie muss sich auch um ihre Verantwortungen kümmern und um andere Kunden. Und ihrer Meinung nach geht viel zu viel ihrer Zeit mit diesen unnötigen Anrufen verloren, da im Prinzip alles der ursprünglichen E-Mails wiederholt wird.

Verstehst du jetzt, wie schnell und einfach eine starke, gesunde virtuelle Arbeitsbeziehung auf den Kopf gestellt wird, wenn es Fehler bei der Kommunikation gibt? Die Kommunikation ist ein wechselseitiger Prozess. Bitte geh nicht davon aus, dass nur weil du derjenige bist, der die Arbeit zuteilt, dass du dann das Sagen hast. Dies ist nicht der Fall und diesen Fehler solltest du nicht begehen. Also versetz dich in die andere Person, bevor du zum Telefon greifst und zum vierten Mal an diesem Tag anrufst.

Sobald eure Kommunikation gut und wahrhaft etabliert ist, kann es zu keiner Katastrophe führen.

Sieh dir die folgenden Fragen an und versuche diese so wahrheitsgemäß wie möglich zu beantworten.

  1. Muss deine E-Mailwirklich noch miteinemAnruf bestätigt werden, um sicherzustellen, dass deinvirtueller Assistent es empfangenhat? Wie stehen die Chancen, dass er das E-Mail nicht erhalten hat?

 

  1. Muss dein virtueller Assistent wirklich öfter als einmal pro Tag mit dir sprechen?

 

  1. Hast du schon über ein wöchentliches Skype-Treffennachgedacht, anstatt dass ihr euch ständig gegenseitigüber die Fortschritte, Termine und anstehenden Aufgabeninformiert? Dies ist ein sehr viel produktiverer Einsatz eurer beidenZeitpläne.

 

  1. Hast du darüber nachgedacht deinen VA zufragen, ob er dir mit einer Standardantwort auf deine E-Mail antwortet, damit du weisst, ob er sie erhalten hat? „E-Mail empfangen, Danke“ könnte schon genug sein.Oderbitte deinen VA immer nach einerLesebestätigungfür deine E-Mailsund bitte ihn, dass er dirimmerdie Bestätigung zusendet.

 

  1. Beachtest du die Kernarbeitszeiten deines virtuellen Assistenten, bevor du ihn anrufst? Kannst du dir vorstellen, dass00 Uhr abends an einem Freitag Abendnicht die beste Zeit ist, um jemanden bezüglich der Arbeit anzurufen?

 

  1. Kannst du dir stattdessen vorstellen regelmässig eine halbe Stunde für Telefonanrufe zu arrangieren, wenn dein virtueller Assistentviele verschiedene Aufgaben für dich erledigen muss?

Manchmal ist es wichtig, sich selbst und die eigenen Bedürfnisse beiseite zu schieben, wenn es Unannehmlichkeiten bezüglich der Kommunikation mit dem virtuellen Assistenten gibt. Darum ist mein Rat so ruhig wie möglich zu bleiben, klug mit den E-Mails umzugehen und deinen virtuellen Assistenten die Möglichkeit zu geben, entsprechend dem eigenen Zeitplan zu antworten. Sei auch mit dem Telefonieren sparsam, weil dein VA im Gegensatz zu den E-Mails hierbei nicht die Flexibilität hat nach seiner Bequemlichkeit zu antworten. Gewähre ihm so gut es geht seinen eigenen Zeitplan, denn schließlich versucht er, genau wie du, ein professionelles Geschäft zu führen.

 

#3:         „Seine Arbeit ist sehr viel schlechter geworden.”

 

Dies ist noch schlimmer, wenn dein virtueller Assistent deine Arbeit in der Regel nach einem sehr hohen Standard erledigt hat und in der Vergangenheit war sie gleich bleibend auf hoher Qualität. Es kann jedoch Gründe dafür geben. Bevor du dich also gleich beschwerst, solltest du vorher über die folgenden Dinge nachdenken:

  1. Hat er diese Aufgabe vorher schon für dich erledigt oder ist sie völlig neu für ihn.
  • Hast du ihn um etwas gebeten, dass nicht wirklich zu seinem Fachgebiet gehört.
  • Hast du ihm eine unrealistische Frist gegeben.
  • Hast du ihm keine klare Anleitung gegeben, damit er weiss, was von ihm erwartet wird.

Wenn dein virtueller Assistent darüber Zweifel hat, wie du die Arbeit haben möchtest und/oder du hast ihm nur die nächsten paar Stunden als Frist gegeben, um eine ziemlich umfangreiche und detaillierte Aufgabe für dich zu erledigen, dann liegt der Fehler nicht unbedingt beim virtuellen Assistenten.

Versuche deinen virtuellen Assistenten zu den normalen Standards der Arbeits zu ermutigen und nachstehend findest du ein paar Ideen dafür.

  1. Verwende eine Art Screen-Capture-Software (Bildschirmaufnahmen), um eine kurze Anleitung der Aufgaben zu erstellen, die dein virtueller Assistent entweder vorher noch nicht oder für eine lange Zeit nicht erledigt hat.Eine visuelleSchritt-für-Schritt-Anleitung ist eine großartige Ressource, um die Aufgabe in kleine „verarbeitbare“Stücke

 

  1. Arrangiere ein Online-Meetingmit deinemvirtuellen Assistenten, um ihm die Schritt-für-Schritt Grundlageneiner Aufgabezu erklären, wenndu dir unsicher darüber bist, ob er deine Anweisungenverstandenhat.

 

  1. Schicke ihm eineProbe einerbestimmten Aufgabe. Wenn du beispielsweise möchtest, dass erein Excel-Arbeitsblatt für dichmit vielZahlen, Formeln und Diagrammen erstellt, dannkönntest du ihm eine Probe vonder vorherigen Versiongeben, damit ersich das Endresultat vorstellen kann.

 

  1. Besprecht zusammen die Wichtigkeit einer Extra-Überprüfung vor dem Abliefern derWenn zum Beispielzu vieleRechtschreibfehlerin deinemTranskriptauftreten, dann bitte denvirtuellen Assistenten, dass er sie nochmals mit der Audiodateials zusätzlicheVorsichtsmaßnahme gegenliest. Das Hinzufügen von zusätzlichenEbenender Qualitätssicherungwird wohl mehr Zeit bedeuten,doch du sollst es alslangfristige Investition ansehen. Du wirst dann nichtmehr die Teile einerhalbfertigenAufgabe zusammensetzen müssen.

Wenn du das Problem der sich verschlechternden Arbeitsnormen in Angriff nimmst, wird die Arbeit hoffentlich wieder besser werden. Die meisten aufmerksamen und professionellen virtuellen Assistenten werden deine Kommentare annehmen, und ab diesem Zeitpunkt besonders aufmerksam bei deiner Arbeit sein.

 

#4           „Ich möchte mit diesem virtuellen Assistenten langfristig zusammenarbeiten, doch er möchte seine freiberufliche Arbeit bei oDesk nicht aufgeben.”

 

Dies ist ein Szenario, welches wahrscheinlich auftreten wird, wenn du diese Outsourcing-Plattformen mehr und mehr nutzt. Du wirst jemanden finden, der konsequent eine qualitativ hochwertige Arbeit, pünktlich und zu einem sehr günstigen Preis liefert. Doch du solltest den Fehler nicht begehen, ihn zu bitten sich dir anzuschliessen und sein „tägliches“ Einkommen aufzugeben.

Du musst verstehen, dass viele dieser Freiberufler diese Outsourcing-Plattformen nutzen, wenn ihre reguläre Arbeit weniger wird oder sie ein zusätzliches Einkommen zur normalen Arbeit benötigen. Sie nutzen diese Plattformen, weil:

  1. sie wissen,dass sie garantiert bezahlt zu werden, wenn sie eine Aufgabe durchführen
  2. sie wissen, dass wenn sie einen Käufer nicht leiden können,dann müssen sie nie wieder für ihn arbeiten.
  3. sie wissen, dass sie ganz nach ihrem Willen und Zeitplan auf diesen Plattformen arbeiten können.

Wenn du also möchtest, dass sie diese drei Dinge für dich aufgeben und sich auf dich verlassen, dass du ihnen genug Arbeit gibst und sie pünktlich bezahlst, dann ich dies eine sehr grosse Bitte.

Du solltest auch bedenken, dass einige dieser Freiberufler auf diesen Plattformen für viel niedrigere Preise arbeiten, als sie ihren gewöhnlichen Kunden berechnen. Und wenn du in etwa den gleichen Preis bezahlen möchtest, dann ist dies nicht gerade ein Anreiz für sie.

Nur auf einen Kunden zu vertrauen, stellt ein großes Risiko für Freiberufler (Freelancer) dar. Darum solltest du nicht den Fehler begehen von ihnen zu erwarten alles für dich aufzugeben. Außerdem solltest du nicht direkt auf diesen Plattformen darum bitten, weil du sonst von diesen Plattformen gebannt werden könntest!

 

#5           „Ich glaube, dass mein virtueller Assistent ein wenig zu kreativ mit seiner Zeit umgeht.”

 

Dieses Problem ist schwierig, aber auch hier gibt es Lösungen. Zum Beispiel:

Wenn dein virtueller Assistent behauptet, dass er 3 Stunden an einer Aufgabe arbeitete, doch du weisst, dass man normalerweise nur die Hälfte dieser Zeit benötigt, dann benötigst du eine Art von Zeit-Tracking-Software. (Darum kümmern wir uns in einem späteren Kapitel.)

Wenn dein virtueller Assistent deiner Meinung nach viel zu lange für eine Aufgabe benötigt, dann musst du herausfinden, warum.

  • Ist es, weil ihm die Aufgabenanweisungen nicht richtig erklärt worden sind?
  • Ist es, weil er eine andere Software wie du benutzt?
  • Ist es, weil es nicht wirklich sein Fachgebiet ist?

Wenn das Problem eines dieser Dinge ist und du mit deinem virtuellen Assistenten darüber gesprochen hast, warum solltest du dann diese bestimmte Aufgabe nicht an jemanden weitergeben, der mehr Erfahrung auf diesem Gebiet hat?

Zum Beispiel, solltest du deinem virtuellen Assistenten keine Excel-Tabelle zum Aktualisieren geben, wenn er nicht gut mit Formeln oder Zahlen ist. Ebenso solltest du ihn nicht bitten deine nächsten sechs Blogs zu schreiben, wenn er kein begabter Schriftsteller ist. Du solltest vorher sicherstellen, dass du die richtige Person für den Job beauftragst, sonst könnte die Aufgabe viel länger als erwartet dauern.

 

Wie du aus den fünf Fehlern, die ich oben erwähnt habe, sehen kannst, gibt es zwangsläufig ein paar kleine Probleme, wenn du über längere Zeit mit einem virtuellen Assistenten zusammenarbeitest.

Bedenke aber, dass diese kleinen Probleme auch lösbar sind. Es sind kleine Herausforderungen, die man überwinden kann. Du würdest dich doch auch versichern, dass diese Probleme und Sorgen behandelt werden, wenn es sich um einen Mitarbeiter vor Ort handeln würde. Darum solltest du das gleiche auch für deinen virtuellen Mitarbeiter tun.

Das Ausbügeln kleiner Herausforderungen ebnet den Weg für eine langfristige Bindung und einer vorteilhaften Zusammenarbeit zwischen dir und deinem virtuellen Assistenten. Also gib nicht zu  schnell auf.

 

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